שידרוג למערכת מכירות מקצועית ביום אחד

בשבוע שעבר עשינו שידרוג משמעותי ללקוחה שלי, כאשר ביום אחד העברנו את צוות המכירות שלה מעבודה על גוגל שיטס מבולגן, למערכת CRM (ניהול קשרי לקוחות, ובעיקר ניהול המכירות) מובילה ומסודרת.

תהליכים כאלו בדרך כלל לוקחים הרבה הזמן אצל עסקים, אבל במקרה הזה בגלל שמדובר בעסק קטן עם צוות של 5 אנשים שעובדים על המערכת, יכולנו להשתמש בנסיון שלי ולעשות את המעבר ביום אחד.

היתרון לעבוד עם מערכת מכירות מסודרת הוא אדיר במיוחד לעסקים שיש בהם מעל אדם אחד שמבצע את המכירות (אם זה רק איש אחד – עבודה עם גוגל שיטס, כמו שאני מתאר בפוסט כאן, יכולה להספיק ברוב המקרים).

אני מקווה שתאור התהליך שעשינו יצור לכם בהירות, יאפשר לכם לשדרג את עצמכם, או יבהיר לכם שכדאי לכם להרים אלי טלפון ולעבוד על זה ביחד ועוד החודש להקפיץ אתכם לשלב הבא של העסק שלכם.

אלו השלבים שבהם עשינו את זה:

1. בחירת מערכת ה-CRM המתאימה להם לעסק.

במקרה הזה בחרנו באחת המערכות המובילות בעולם למכירות – Pipedrive.
היתרון של פייפדרייב היא הויזואליות שבה אפשר לראות את העסקאות מתקדמות בתהליך המכירה.
הבהירות שהיא יוצרת לאנשי המכירות לגבי מה השלב הבא בתהליך שצריך לקדם אליו את הלקוח.
הבהירות שהיא יוצרת לגבי איזה משימות כל איש מכירות צריך לעשות היום.
וכמובן לוח השעונים שמאפשר לבעל העסק או מנהל המכירות – לעקוב במדוייק אחרי התקדמות המכירות.

2. פתיחת חשבון והגדרת תהליך המכירות שנכון עבור העסק.

כאן הנסיון שלי במערכות במכירות עם המערכת הזאת יצר קיצור דרך משמעותי בכך שבשיחת אפיון מהירה יכולנו להגדיר את תהליך המכירות שנכון לאותו עסק, ולבנות אותו כ״פייפ״ (התהליך הויזאולי) בפייפדרייב.

3. הגדרת שדות מידע המתאימים לעסק

הגדרת השדות הייחודים לאותו עסק בעסקאות ובאנשי הקשר
לכל עסק יש את הנתונים הקבועים שהוא אוסף על עסקה ועל לקוח.
למשל, אצלי במערכת תמצאו קישורים למסמכי הצעות מחיר, קישור למשלוח וואטסאפ מתוך המערכת, נתוני רקע על כל לקוח.
עסקים אחרים יתעדו את תאריך הלידה של הלקוח, מין, כמות ילדים או כל נתון שקשור לתהליך המכירה או השירות של העסק –
בשלב הזה אנחנו מגדירים את השדות שבהם המידע הזה יאסף.

4. ייבוא העסקאות הקיימות למערכת

המערכת כבר מוכנה לעבודה – אפשר לייבא את המידע שכבר יש.
זהו שלב טכני שלא אסביר כאן, במקרה של הלקוחה הזאת זה לקח כשעתיים מתחילת ההכנה ועד ייבוא כל הנתונים למערכת החדשה.
הנסיון משחק תפקיד במקרה הזה, אם תנסו לעשות את זה בעצמכם לראשונה, זה עשוי לקחת לכם יום שלם והרבה מאוד נסיונות של העלאה ומחיקה עד שהמידע יעלה נכון.

5. חיבור מקורות הלידים השונים – על מנת שעסקאות יפתחו באופן אוטומטי

בשלב הזה עבדנו על יצירת אוטומציות על מנת שהלידים החדשים יכנסו באופן אוטומטי ולא יווצרו כפילויות.
אנחנו משתמשים במערכת לבניית אוטומציות כמו Zapier או Make על מנת לחבר את טפסי הלידים שנמצאים בדפי הנחיתה ואת קמפיין הלידים שרץ בפייסבוק על מנת שמעכשיו כל הלידים החדשים יפתחו באופן אוטומטי עסקה חדשה במערכת ניהול הלקוחות.

6. פתיחת יוזרים לאנשי המכירות

שולחים מתוך המערכת מייל לאנשי הצוות שלכם, והם מקבלים הזמנה לפתוח לעצמם חשבון במערכת.
בקשו מהם להעלות גם תמונה שלהם (זה יהפוך את העבודה לעוד יותר ברורה ונעימה), ועל הדרך אנחנו מגדירים גם איזה זכויות והרשאות יש להם לעבודה במערכת.

7. הדרכת אנשי המכירות איך לעבוד על המערכת החדשה

במקרה הזה עשינו וובינר בערב שבו הסברנו לכל הצוות איך לעבוד עם המערכת החדשה והאינטואטיבית מאוד ברובה.

8. הדרכה על הדו״חות שהמערכת מפיקה

הדרכת מנהל המכירות איך לעבוד עם הדו״חות בשביל לראות את ההתקדמות והעבודה של כל הנציגים.

וזהו, סיימנו את ההטמעה המהירה.

9. מומלץ: פגישות פולואפ לשיפורים ובדיקת ההטמעה.

מומלץ כעבור שבוע וכעבור חודש: לעשות פגישות נוספות לבדיקת העבודה, מענה על שאלות ולהעמיק את העבודה עם המערכת, שמאפשר הרבה יותר ממה שתארתי עד כאן – כמו למשל, סנכרון מלא של המיילים, הפרדה בין רשימות לידים קרים ללידים חמים, ניהול קמפיינים של דיוורים מתוך המערכת ועוד.
כמו כן, בפגישות האלו אפשר לעשות התאמות נוספות של המערכת והאוטומציה על מנת לדייק את המערכת עוד יותר לצרכי העבודה של העסק.

עכשיו שיש ללקוחה הזאת מערכת ניהול לקוחות כמו שצריך, אנחנו יכולים לעבור לשלב הבא – בניית משפך שיווקי יעיל לקורס האיטרנטי שלה.


אם תרצו עזרה עסקית או הטמעת מערכת ניהול לקוחות – דברו איתי.